No cotidiano de uma empresa, existem muitas funções e atividades complexas, com diversas especificações de como devem ser realizadas. Imagine, por exemplo, uma sapataria. Seus produtos são conhecidos no bairro por conta da qualidade
apresentada.
No entanto, essa qualidade depende de uma série de fatores procedimentais: quais os materiais utilizados na confecção, as ferramentas utilizadas, o passo a passo na manufatura dos calçados. Agora, imagine que a pessoa responsável por todos esses parâmetros que tornam a sapataria tão única entrou de férias. Como garantir que a qualidade seja mantida? Por conta de situações como essa, é que se cria um procedimento operacional padrão mais conhecido como POP.
O que é o procedimento operacional padrão (POP)?
Um procedimento operacional padrão (POP) é um guia de conduta e procedimentos que padroniza as atividades dentro de uma empresa.
Este documento atua como manual de instruções para que os colaboradores tenham clareza e objetividade no cumprimento de suas funções.
Alguns dos itens mais importante contidos em um POP são:
• Descrições das atividades da empresa;
• Os nomes dos responsáveis por cada setor;
• Os equipamentos, materiais e ações necessárias;
• Descrição detalhada dos procedimentos;
• Organograma das inspeções periódicas realizadas.
Para que serve um procedimento operacional padrão?
O procedimento operacional padrão serve propósitos maiores que apenas padronizar as atividades de uma empresa. O POP também é responsável por ampliar a eficácia e o funcionamento dos processos.
Com o POP, os funcionários poupam um tempo valioso que pode ser empregado em outras atividades. Tarefas diárias, como manutenção, calibração e análises dos equipamentos tornam-se menos suscetíveis a erros e ao retrabalho com o uso de um guia.
Ao ampliar-se a eficácia e reduzir o tempo necessário para a execução das
atividades, múltiplas vantagens são criadas. Veja quais são elas!
Principais tipos de Procedimento Operacional Padrão POP
Existem muitos tipos de POP que podem ser aplicados na empresa. É importante ter em mente qual é a linguagem adotada, como se estabelece a comunicação interna e quais os parâmetros de gestão e liderança utilizados.
Com isso, torna-se mais fácil escolher entre uma das opções disponíveis, como por exemplo:
• Etapas e rotinas simples;
• Etapas hierárquicas;
O tipo de POP que faz uso de etapas e rotinas simples é como um jogo de
tabuleiro: as instruções estão ali. Com elas, é possível ler, entender e cumprir
o que foi proposto sem necessidades prévias ou distinções.
Já o POP constituído de etapas hierárquicas é como uma república de estudantes. Por mais que todos gozem dos mesmos privilégios, a responsabilidade de determinados setores da casa é atribuída individualmente, como contas a pagar, limpeza e comida.
Importância de criar um POP
A importância de se criar um POP é, acima de tudo, assegurar a qualidade e a personalidade do serviço ou do produto ofertado.
Um exemplo disso é a rede de cafeterias Starbucks, espalhada por todo o mundo. Seu café e a natureza de seus serviços segue um padrão estabelecido.
Por ser uma rede franqueada, a matriz deve, periodicamente, checar se suas
franquias estão seguindo as diretrizes organizacionais e procedimentais. Sem um POP bem escrito, atualizado e revisado, esse tipo de interação corporativa seria dificultada.
É através de um POP bem executado e seguido à risca pelos colaboradores que a empresa ganha notoriedade e, com isso, amplia suas vendas e seu renome no mercado.
A Intrio Contabilidade tem vasta experiência na criação de Procedimentos
Operacionais Padrões, junto a seus clientes já foram implementadas centenas de processos que garantem o sucesso da operação mesmo com pequenos imprevistos pelo caminho.
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Fonte: Pontotel
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